Anfrage vom Dienstag · AN-2026-311
Angebot
- Positionen
- aus Preisliste
- Kunde
- aus dem CRM
- Entwurf
- prüffertig
Prozessautomatisierung mit KI · Mittelstand DACH
Prozessautomatisierung für den Mittelstand. Weniger Abtippen, mehr Überblick.
Rechnungen, Angebote und Anfragen laufen ohne Handarbeit zwischen Postfach, DATEV und CRM. Wir finden den Ablauf mit dem größten Hebel, bauen die Automatik und betreiben sie. Ihr Team behält den Überblick und das letzte Wort, und Ihre Systeme bleiben.
Kostenlos. Danach eine schriftliche Einschätzung, auch wenn Sie ohne uns weitermachen.
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
0 Std.
gehen je Monat in gesetzliche Pflichten, ab 50 Beschäftigten
Quelle: KfW Research Nr. 495, 2025
0 %
der Unternehmen fehlt die Zeit zur Digitalisierung, das größte Hemmnis
Quelle: DIHK-Digitalisierungsumfrage 2025
1 von 4
Mittelständlern setzt KI bislang produktiv ein
Quelle: Destatis / Bitkom 2025
Woran es hängen bleibt
Prozessautomatisierung scheitert selten an der Technik. Meistens an drei Dingen davor.
Fast jeder Betrieb, mit dem wir sprechen, hat schon einen Anlauf hinter sich: ein Workshop, ein Werkzeug, ein Konzept. Liegen geblieben ist es fast immer aus denselben drei Gründen.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Postfach
- Abtippen
- Excel-Liste
- Rückfrage per Mail
- Freigabe
- DATEV
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Postfach
- Automatik: erfassen, prüfen, kontieren
- Freigabe: Ihr Team
- DATEV
Beispiel Eingangsrechnung. Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Zehn Programme, dazwischen ein Mensch
CRM, Buchhaltung, Postfach, Excel, ein Lieferantenportal. Jedes läuft für sich, und zwischen ihnen tippt jemand ab. Ein elftes Programm löst das nicht. Eine Verbindung zwischen den zehn schon.
Folien statt Betrieb
Die Beratung liefert ein Konzept, die Umsetzung soll die IT machen, und im Tagesgeschäft findet sich niemand dafür. Ein halbes Jahr später passt das Konzept nicht mehr zum Betrieb.
KI vor dem Prozess
Wer einen Ablauf automatisiert, den im Haus niemand erklären kann, bekommt denselben Ablauf schneller. Deshalb fragen wir zuerst, welchen Weg eine Rechnung heute nimmt: von wem, in welches System, mit welcher Ausnahme.
Mit Ihren Systemen
DATEV, CRM und Postfach bleiben. Dazwischen arbeitet die Automatik.
Wir bauen keine neue Software ein, sondern die Verbindung zwischen der, die Ihr Team schon kennt. Eindeutiges läuft nach festen Regeln, Freitext und Belegfotos liest ein Sprachmodell. Freigegeben wird von einem Menschen aus Ihrem Team.
- Feste Regeln für Betrag, Konto, Lieferant
- KI nur dort, wo Freitext gelesen wird
- Jede Freigabe bleibt bei einem Menschen
So läuft es ab
Wer berät, baut auch. Vom ersten Gespräch bis zum Betrieb dieselben Ansprechpartner.
- 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Sie nennen die drei Abläufe, die Ihr Team am meisten Zeit kosten. Am Ende des Gesprächs wissen Sie, welcher zuerst dran ist und warum. Die Einschätzung kommt danach schriftlich.
Ihr Anteil
0,5 Stunden, eine Liste mit drei Abläufen - 2
Zugänge und Regelwerk
Wir schreiben die Regeln in Klartext auf, bevor eine Zeile gebaut wird: wer freigeben darf, was als Ausnahme gilt, wohin eine Meldung geht. In diesem Schritt wird auch der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschrieben.
Ihr Anteil
2 bis 4 Stunden, verteilt auf zwei Termine - 3
Erste Strecke live, mit Testperson
Die erste Automatik läuft parallel zum alten Weg, bei einer Person aus Ihrem Team. Erst wenn eine Woche lang nichts von Hand nachgebessert werden musste, schalten wir für alle frei.
Ihr Anteil
1 bis 2 Stunden je Woche über vier bis sechs Wochen - 4
Betrieb und nächste Strecke
Ein regelmäßiger Abgleich meldet Abweichungen und Vorgänge, die liegen geblieben sind. Dann folgt die nächste Strecke aus der Audit-Liste.
Ihr Anteil
30 Minuten je Monat
Leistungen
Sechs Abläufe, die wir am häufigsten automatisieren
Jeder Baustein hat eine eigene Seite mit Ablauf, beteiligten Systemen und den typischen Ausnahmen.
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
Für wen
Für wen wir arbeiten, und für wen nicht
- Passt
- Betriebe ab etwa zehn Mitarbeitenden mit wiederkehrenden Vorgängen: Rechnungen, Angebote, Anfragen, Berichte.
- Eine Geschäftsführung oder kaufmännische Leitung, die am Telefon entscheiden kann.
- Unternehmen, die ihre Systeme behalten wollen. Wir ersetzen nichts, wir verbinden.
- Passt nicht
- Wer ein fertiges Abo-Werkzeug sucht. Das gibt es, und wir sagen Ihnen im Audit, wenn es reicht.
- Wer ein Konzeptpapier ohne Umsetzung möchte.
- Abläufe, die nur ein paar Mal im Monat vorkommen. Dort rechnet sich Automatisierung selten.
Eigener Betrieb
Jede Strecke läuft erst bei uns, dann bei Ihnen.
Angebote, Rechnungen, Reportings und der Kundenservice laufen bei uns über dieselben Bausteine, die wir bei Kunden einbauen. Was im eigenen Haus nicht trägt, bieten wir nicht an. Deshalb kennen wir die Ausnahmen, die in keiner Demo vorkommen und im Betrieb jede Woche.
Das Prozess-Audit
Nach 30 Minuten wissen Sie, womit Sie anfangen
- Vorher
Sie schreiben drei Abläufe auf, die Ihr Team jede Woche Zeit kosten. Mehr Vorbereitung braucht es nicht.
- Im Gespräch
Wir gehen die drei Abläufe durch: Wo kommt der Vorgang herein, wer fasst ihn an, wo bleibt er liegen, in welchem System endet er.
- Danach
Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung: welcher Ablauf zuerst, warum, grober Aufwand, Risiken. So geschrieben, dass Sie sie an Geschäftsführung oder Steuerberatung weiterleiten können. Entscheiden können Sie damit auch ohne uns.
Häufige Fragen
Was Geschäftsführer uns vor dem ersten Gespräch fragen
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung heißt, dass ein wiederkehrender Ablauf ohne Abtippen von einem System ins nächste läuft. Beispiel: Eine Rechnung kommt im Postfach an, wird gelesen, geprüft, kontiert und wartet in DATEV auf die Freigabe. Menschen entscheiden dort, wo Ermessen nötig ist. Den Rest erledigt Software nach festen Regeln.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Einen Festpreis je Baustein, den wir nach dem Audit nennen. Er hängt von drei Dingen ab: Zahl der beteiligten Systeme, Umfang der Regeln und Ausnahmen, Betrieb danach. Die Kostentreiber erklären wir auf der Kostenseite offen, damit Sie vor dem Gespräch wissen, was den Preis bewegt.
Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?
Nach dem 30-minütigen Audit haben Sie eine schriftliche Einschätzung. Die erste Strecke läuft in der Regel nach vier bis sechs Wochen parallel zum alten Weg, danach produktiv. Jede weitere Strecke baut auf dem Regelwerk der ersten auf und geht schneller.
Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?
Abläufe, die oft vorkommen, nach erkennbaren Regeln laufen und zwischen mindestens zwei Systemen wechseln. Typisch: Eingangsrechnungen, Angebote aus Anfragen, Bewerbungseingang, Berichte aus mehreren Quellen. Ungeeignet sind Vorgänge, die nur ein paar Mal im Monat anfallen oder jedes Mal anders entschieden werden.
Brauchen wir dafür KI?
Nicht zwingend. Feste Regeln und Schnittstellen laufen bei eindeutigen Daten zuverlässiger und lassen sich leichter prüfen. Ein Sprachmodell kommt dort dazu, wo Freitext, Belegfotos oder E-Mails gelesen werden müssen. Welche Mischung passt, entscheidet sich im Audit am konkreten Ablauf.
Was passiert mit unseren Daten?
Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor dem ersten Zugriff, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training fremder Modelle. Welche Daten welches System sieht, halten wir im Regelwerk je Ablauf fest. Diese Übersicht können Sie Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat vorlegen.
Mit welchen Systemen arbeiten Sie?
Mit denen, die bei Ihnen laufen: DATEV, SAP, Ihr CRM, Ihr Postfach, in der Immobilienwirtschaft Propstack, onOffice und FlowFact. Fehlt eine Schnittstelle, prüfen wir im Audit, ob Export, E-Mail oder Portal als Weg reichen. Ersetzt wird nichts, Ihr Team arbeitet weiter in den gewohnten Programmen.
Wer führt das Gespräch?
Lucas Weber, Geschäftsführer der Weber Media Consulting GmbH in Hamburg, oder die Person aus dem Team, die die Strecke später baut. Kein Vertrieb, kein Vorab-Anruf, keine Präsentation. Sie beschreiben, wir fragen nach, am Ende steht eine Reihenfolge.
Prozess-Audit anfragen
Welcher Ablauf kostet Ihr Team die meiste Zeit?
Schreiben Sie uns in zwei Sätzen, wo es hakt. Wir antworten innerhalb eines Werktags mit einem Terminvorschlag.
- Vorher: Sie schreiben drei Abläufe auf, die Ihr Team jede Woche Zeit kosten. Mehr Vorbereitung braucht es nicht.
- Im Gespräch: Wir gehen die drei Abläufe durch: Wo kommt der Vorgang herein, wer fasst ihn an, wo bleibt er liegen, in welchem System endet er.
- Danach: Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung: welcher Ablauf zuerst, warum, grober Aufwand, Risiken. So geschrieben, dass Sie sie an Geschäftsführung oder Steuerberatung weiterleiten können. Entscheiden können Sie damit auch ohne uns.